Hintergrund für die Teileprojekte des SC H im Verbundprojekt Verwaltung #digital
Im Zuge der Pandemie wurden durch das SC IT zunächst die technischen Voraussetzungen geschaffen, welche ein mobiles Arbeiten mit Zugriff auf die Verwaltungsnetzwerke zum Dateiaustausch und so die Etablierung einer hybriden Verfahrensweise ermöglichen. Die Einführung des hybriden Verfahrens hat bereits Wegezeiten für den papierbasierten Transport der Vorgänge zwischen den Hochschulen und dem SC H eingespart und aufgezeigt, welche Richtung die Entwicklung nehmen kann und sollte.
Die übergangsweise Anwendung hybrider Verfahren basiert jedoch aktuell auf vielen kleinen manuellen Arbeitsschritten. Um die Vorgänge weiter zu digitalisieren und den betreffenden Personen digital zuzuleiten, bedarf es in den Hochschulen sowie im SC H eines relativ hohen zeitlichen Aufwandes, der mit bestehendem Personal kaum abzudecken ist.
Im Rahmen des erfolgreichen QIO Verbundantrag Verwaltung #digital wird das SC H elektronische Workflowprozesse standortübergreifend und medienbruchfrei einführen, damit Lehrende und Beschäftigte ihre Vorgänge online bearbeiten sowie transparent nachvollziehen können. Die elektronische Abwicklung von haushalterischen Vorgängen reduziert meist deutlich die Durchlaufzeit und schafft durch das begleitende Berichtswesen Transparenz und ein besseres Budgetbewusstsein.
Teilprojekt 1 Einführung der vollständig digitalen eBeschaffung sowie digitalen Rechnungsbearbeitung Maßnahmen:
• Prozessmodellierung und Einführung der Prozesse für die eBeschaffung sowie elektronische Rechnungsbearbeitung unterstützt mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Dokumentation und Schulung der Beschäftigten in der Anwendung dieser neuen Prozesse
Teilprojekt 2 Verbesserung des Vertragsmanagements
• Aufbau einer Vertragsdatenbank
Was ist bisher im Projekt geschehen, wie geht es weiter?
Von November bis Februar wurde in kleiner Projektgruppe sowie dem MACH Berater die Soll-Konzeption theoretisch und modellbasiert erarbeitet. Die sogenannte "technische Ausführung" dieses Konzeptes unternahm unser MACH Berater in den Monaten Februar und März, wovon er einen Großteil zusammen mit dem SC H damit verbracht hat, die MACH Standardmodule auf die Hochschul-Anforderungen und -Bedarf zuzuschneiden. Einen weiteren großen Anteil bei der Konzeption des gesamten technischen und funktionalen Unterbaus macht das sogenannte Berechtigungskonzept aus, das SC H mit einer weiteren MACH Beraterin umfassend ausarbeitete. Dies ist insofern essentiell als dass es unterschiedliche Usergruppen in ihren Funktionen mit den entsprechenden Rechten ausstattet sowie diese klar voneinander trennt.
Ende März wurde das zweite Projekt "eVerwaltung" in kleiner Runde mit SC H und einem weiteren MACH Berater gestartet. Dies ist das MACH DMS, was für uns zunächst als Ablage und Wiedervorlage-Funktionalität der eBeschaffung und eRechnung konzipiert wird. Die Konzeption ist weitestgehend abgeschlossen und wird bei MACH nun technisch ausgeführt.
Die Testphase für die eBeschaffung sowie eRechnung hätte planmäßig im April stattfinden sollen, beginnt nun aber direkt, nachdem wir den Testzugang erhalten haben. Frau Schwarzmann, Herr Grüner und Herr Limant erarbeiten gemeinsam mit unseren MACH Beratern außerdem das Schulungskonzept sowie eine Kommunikationsstrategie, welche entsprechend zielgruppenorientiert ausgerichtet sind. Die entsprechenden Informationen darüber folgen zeitnah.