Hintergrund für die Teileprojekte des SC H im Verbundprojekt Verwaltung #digital
Im Zuge der Pandemie wurden durch das SC IT zunächst die technischen Voraussetzungen geschaffen, welche ein mobiles Arbeiten mit Zugriff auf die Verwaltungsnetzwerke zum Dateiaustausch und so die Etablierung einer hybriden Verfahrensweise ermöglichen. Die Einführung des hybriden Verfahrens hat bereits Wegezeiten für den papierbasierten Transport der Vorgänge zwischen den Hochschulen und dem SC H eingespart und aufgezeigt, welche Richtung die Entwicklung nehmen kann und sollte.
Die übergangsweise Anwendung hybrider Verfahren basiert jedoch aktuell auf vielen kleinen manuellen Arbeitsschritten. Um die Vorgänge weiter zu digitalisieren und den betreffenden Personen digital zuzuleiten, bedarf es in den Hochschulen sowie im SC H eines relativ hohen zeitlichen Aufwandes, der mit bestehendem Personal kaum abzudecken ist.
Im Rahmen des erfolgreichen QIO Verbundantrag Verwaltung #digital wird das SC H elektronische Workflowprozesse standortübergreifend und medienbruchfrei einführen, damit Lehrende und Beschäftigte ihre Vorgänge online bearbeiten sowie transparent nachvollziehen können. Die elektronische Abwicklung von haushalterischen Vorgängen reduziert meist deutlich die Durchlaufzeit und schafft durch das begleitende Berichtswesen Transparenz und ein besseres Budgetbewusstsein.
Teilprojekt 1 Einführung der vollständig digitalen eBeschaffung sowie digitalen Rechnungsbearbeitung Maßnahmen:
• Prozessmodellierung und Einführung der Prozesse für die eBeschaffung sowie elektronische Rechnungsbearbeitung unterstützt mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Dokumentation und Schulung der Beschäftigten in der Anwendung dieser neuen Prozesse
Teilprojekt 2 Verbesserung des Vertragsmanagements
• Aufbau einer Vertragsdatenbank
Was ist bisher im Projekt geschehen, wie geht es weiter?
Die Konzeption der Prozesse für eBeschaffung sowie eRechnung und das damit verbundene DMS wurden durch die MACH AG implementiert. Mit dem von der MACH AG impelementierten DMS, ist neben der Ablage auch die Wiedervorlage-Funktionalität (samt Nutzung von Standard Workflows) der eBeschaffung und eRechnung konzipiert.
Wärend der Projektphase hat sich herausgestellt, dass die Anbindung des eWarenhauses unumgänglich für einen erfolgreichen Start der Prozesse mit User-Mehrwert ist. Wir sind aktuell nun an dem Punkt, an dem die Schnittstelle zwischen eWarenhaus und MACH programmiert und uns zum Testen demnächst bereitgestellt wird. Nach erfolgreicher Implementierung werden auch Sie die Möglichkeit haben, unsere abgeschlossenen, konzipierten Prozesse MIT dem eWarenhaus gemeinsam im Projektteam zu testen.
Welche Benefits bietet des eWarenhaus? Bestellungen werden durch Auswahl der Produkte aus Sammelbestellverfahren und dem angebundenen, umfangreichen Marktplatz unite zusammengestellt und direkt zur Freigabe in MACH gesendet werden können - medienbruchfrei und in einem Arbeitsschritt. Auch die Übersendung der Bestellung an den Lieferanten erfolgt nach erfolgreicher Freigabe digital. Der Genehmigungsvorgang in MACH startet automatisch.
Zudem entfällt mit der Nutzung des Marktplatzes unite, bei einem Auftragswert bis 1.000 Euro, die Einholung von Vergleichsangeboten und bei der Bestellungen von Produkten aus den Sammelbestellverfahren, unabhängig von der Wertgrenze, die Angebotseinholung vollständig.
Aktuell laufen außerdem zwei Testläufe mit Anbietern für Webformulare. Hiermit werden perspektivisch weitere Mehrwerte für Sie als User geschaffen werden, indem die Zugänglichkeit und Handhabbarkeit der sonstigen Formulare des SC Hs verbessert wird. Mehr dazu bald.
Da die Phase bis zum Abschluss erfolgreicher Tests noch einige Monate in Anspruch nehmen wird und sich erst daran die erforderlichen Schulungen anschließen, starten wir mit den digitalen Beschaffungsprozessen zum Sommersemester 2026 (1.4.). Eine weitere Kleinigkeit hat sich im Projektplan außerdem geändert: Zum Jahreswechsel wird wieder eine Kostenstellenstruktur eingeführt. Da dies auf alle Beschaffungs- und Zahlungsprozesse Auswirkungen hat, wird das ServiceCenter Haushalt hierzu in Abstimmung mit Ihren Hochschulleitungen sowie Finanzbereichen ab Ende Oktober/Anfang November umfassende Informationen bereitstellen.
Zusammengefasst stehen bis Jahresende folgende nächste Schritte an:
- Anbindung und Test des eWarenhauses
- Finalisierung und Kommunikation der Kostenstellenstrukturen
- Vorbereitung der Umstellung der Kostenstellenstruktur (MACH und SC H Formulare)
- Auswahl und Produktivsetzung eines Webformularservers
- Vorbereitung der Schulungsinhalte für die eProzesse