Im täglichen Sprachgebrauch erfolgt keine Unterscheidung zwischen den Begriffen Kosten und Ausgaben. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird jedoch zwischen den Begriffen unterschieden.
Ausgaben sind im Wesentlichen der Abfluss von (liquiden) Zahlungsmitteln. Kosten sind der in Geld bewertete Verbrauch an Gütern und Dienstleistungen.
Dieser Unterschied soll anhand eines Beispieles verdeutlicht werden:
Ein Bereich beschafft ein Gerät im Wert von 55.000 EUR. In der kameralistischen Haushaltsführung wird der Anschaffungspreis als ein Betrag im Anschaffungsjahr erfasst. Sprich der Bereich wird mit der Ausgabe im Haushaltsjahr der Anschaffung belastet.
Im Gegensatz dazu wird in der Kostenrechnung der Anschaffungspreis nicht als Einmalbetrag erfasst, sondern er wird auf die Nutzungsdauer des Geräts (der Anlage) aufgeteilt und der Bereich wird mit dem so ermittelten Wert für die Dauer der Nutzung belastet. Ausgehend von einer Nutzungsdauer von 5 Jahren würde für den Bereich 5 Jahre lang jeweils ein Betrag von 11.000 EUR in der Kostenrechnung ausgewiesen werden. Diese Vorgehensweise wird in der Betriebswirtschaftslehre Abschreibung genannt. In der Kostenrechnung wird der jährliche Abschreibungswert (AfA Wert) und nicht der einmalige Anschaffungspreis ausgewiesen.