Eine Kostenstelle ist ein Bereich innerhalb der Hochschule, in dem Kosten entstehen und separat erfasst werden.

Das Prinzip ähnelt „Töpfen“, in die alle Kosten einsortiert werden, je nachdem, wo sie entstanden sind.

Beispiele für Kostenstellen:

• Abteilungen (Lehre mit ihren Studiengängen)
• Zentrale Einrichtungen (u.a. Veranstaltungstechnik, Werkstätten)
• Lehrunterstützende Bereiche (u.a. Bibliothek, Ausleihen)
• Gebäude
• Administration

Warum ist das notwendig?
Durch eine Kostenstellenstruktur bleibt es übersichtlich:

• Wer hat wie viele Kosten verursacht?
• Wo entstehen besonders hohe oder niedrige Kosten?
• Wo lohnt es sich, genauer hinzusehen oder zu optimieren?

Die Kostenstellenstruktur ist ein hierarchisch gegliedertes System aller Kostenstellen der Hochschule. Sie bildet die organisatorischen, funktionalen und abrechnungstechnischen Gegebenheiten ab und spiegelt somit die Aufbauorganisation der Hochschule wieder.

Jede Kostenstelle bekommt eine eindeutige Nummer und Bezeichnung.

Warum ist das wichtig?
Mit einer klaren Struktur:

• können Kosten systematisch zugeordnet werden
• kann besser verglichen und ausgewertet werden
• können Verantwortlichkeiten festgelegt werden (Wer achtet worauf?)

Buchhaltung

 

In der Buchhaltung werden alle Geschäftsvorgänge erfasst: Rechnungen, Zahlungen, Gehälter, etc.

Die Kostenstelle gibt an, wodie Ausgaben innerhalb der Hochschule entstanden sind.

Die Kostenstelle trägt vor allem zur internen Differenzierung von Sachverhalten bei und ermöglicht:

• eine klarere Auswertung der Aufwendungen nach Ort der Entstehung>
• bessere Steuerung der Mittelverwendung und Budgetüberwachung
• eine Vorbereitung der Daten für die Kostenrechnung

 

Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

 

In der Kostenrechnung sind Kostenstellen ein zentrales Element.

Die Kostenrechnung besteht aus drei Teilen: 

Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung

 

Kostenartenrechnung – Was für Kosten entstehen?

 

In der Kostenartenrechnung werden alle Kostenarten systematisch erfasst.
 

Typische Kostenarten an Hochschulen:

 

Kategorie	Beispiele
Personalkosten	Professor*innen, Verwaltung, Hilfskräfte
Sachkosten	Büromaterial, Bücher, IT, Reisekosten
Dienstleistungen	Beratungen, Gutachten, Honorare
Gebäudekosten	Miete, Strom, Reinigung

Von den Kontierungselementen werden hierfür die

• Haushaltsstellen (Kapitel, Titel, Untertitel)
• Warengruppen (dienen zusätzlich zur Kategorisierung von Bestellungen und Auswertungen aus Sicht der Beschaffung/Logistik.)
• Sachkonten (wird aus der Haushaltstelle und/oder der Warengruppe abgeleitet)

 

Kostenstellenrechnung – Wo sind die Kosten angefallen?

Kostenstellen spielen für die Beantwortung der Frage eine zentrale Rolle.

• Alle Kosten werden auf der zutreffenden Kostenstelle erfasst
• Man kann zukünftig alle indirekten (gemeinsamen) Kosten auf verschiedene Kostenstellen aufteilen
• Was zukünftig die Berechnung von Zuschlagsätzen ermöglicht, also z. B. „Wie viel Verwaltungsaufwand entfällt auf ein Projekt?“ Die ermöglicht eine bessere Kalkulation von Projekten und Dienstleistungen
• Kosten können verglichen und die Wirtschaftlichkeit einzelner Organisationseinheiten kann so ermittelt werden

So lässt sich erkennen, welche Bereiche wie wirtschaften und ob Budgets eingehalten wurden.

Kostenträgerrechnung – Für welchen Zweck oder welches Projekt wurden Kosten verursacht??

Die Kostenträgern werden als Abrechnungsobjekte abgebildet.

Beispiele für Abrechnungsobjekte an Hochschulen:

• Abteilung/Fachgebiet
• Projekt „Digitale Lehre“
• Fördermaßnahme „Lehrqualität“
• Drittmittelprojekt „Green Campus“

Kosten aus verschiedenen Kostenstellen können gemeinsam einem Abrechnungsobjekt zugeordnet werden – z. B. wenn verschiedene Abteilungen an einem Projekt arbeiten.

 

Digitale Prozesse – Wie unterstützen IT-Systeme das Ganze?

In MACH und im eWarenhaus des Landes Berlin sind Kostenstellen Teil des Kontierungsschemas. Sie ermöglichen:

• Bestellungen und Rechnungen (dem richtigen Bereich zu zuordnen)
• Integration in Workflows für Bestellungen, Rechnungen & Genehmigungen
• Berechtigungssteuerung (z. B. Zugriff nur auf bestimmte Kostenstellen)
• Berichte zur Analyse der Kostenstruktur

Vorteil	Erklärung
Transparenz	Es ist erkennbar, wer wofür und wieviel Geld ausgegeben hat
Kostenkontrolle	Abteilungen können ihre Budgets besser überwachen Die Hochschule kann Budgets aktiv steuern und anpassen
Wirtschaftlichkeit	Es ist erkennbar, wo Abweichungen entstehen und sich Investitionen lohnen
Automatisierung	Digitale Prozesse arbeiten effizienter mit eindeutigen Strukturen
Verantwortung	Jede Kostenstelle hat „ihre(n)“ Verantwortliche(n)

Eine Kostenstelle ist wie ein „Kosten-Sammelort“ in der Hochschule.
Die Kostenstellenstruktur sorgt dafür, dass alle Kosten richtig zugeordnet, ausgewertet und gesteuert werden können.

Sie ist wichtig für:

• die Buchhaltung (Wer gibt wie viel aus? Wo sind die Kosten angefallen?)<o:p></o:p>
• die Kostenrechnung (Was für Kosten sind angefallen? Was kostet ein Projekt, Studiengang, Dienstleistung?)<o:p></o:p>
• die digitalen Prozesse (Wer darf was bestellen, sehen, genehmigen?)<o:p></o:p>

Eine gute Struktur bringt Transparenz, Kontrolle und bessere Entscheidungen.