Beschaffungen, Rechnungen und weitere Verwaltungsvorgänge werden schrittweise digital bearbeitet. Dafür kommen insbesondere MACH meinERP, das eWarenhaus des Landes Berlin und digitale Formulare zum Einsatz.

Auf dieser Seite finden Sie den richtigen Einstieg für Ihren Vorgang, die dazugehörigen Schulungsunterlagen und Unterstützung bei Fragen.

Was möchten Sie tun?

So läuft eine Bestellung ab

Wie prüfe ich eine Rechnung?

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Schulungsunterlagen

Hilfe und Support

Häufige Fragen zu den eProzessen

Welcher Beschaffungsweg der richtige ist, hängt davon ab, was Sie beschaffen möchten. Die folgende Übersicht hilft Ihnen bei der Auswahl.

Waren & Dinge

Beispiele: Lehr- und Künstlerbedarf, Werkzeuge, Bürobedarf, IT, Möbel

Ihr Beschaffungsweg: eWarenhaus →

Dienstleistungen & Spezialwaren

Beispiele: Gestaltung, Anzeigen, Software, Druck, Lizenzen, Reparaturen, Weiterbildungen

Ihr Beschaffungsweg: MACH meinERP →

Sonderfälle

Beispiele: Second Hand, Rechnungen ohne vorherige Beschaffung und Vorgänge des Gebäudemanagements

Ihr Beschaffungsweg: Wenden Sie sich bitte zunächst an Ihre zuständige Verwaltung.

eFormulare

Digitale Formulare des ServiceCenter Haushalt aufrufen und bearbeiten

Formulare wie Annahmeauftrag, Auszahlungsauftrag, Dauerauftrag, Umbuchungsauftrag, Kassenänderungsauftrag
→ FORMCYCLE öffnen ↗

Bleibt wie bisher

Für bestimmte Vorgänge werden weiterhin die bisherigen Verfahren und Formulare genutzt. Dazu gehören unter anderem Auslagen, Reisen, Sitzungsgeld sowie Honorare (KHB, HfS) und Lehraufträge.

Ihr Weg: Nutzen Sie weiterhin das bisherige Verfahren bzw. die bisherigen Formulare.

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Je nach Art der Beschaffung erfolgt die Bestellung über das eWarenhaus oder über MACH meinERP. Nach dem Absenden werden die erforderlichen Prüfungen und Freigaben elektronisch durchgeführt.

1. Artikel auswählen

Wählen Sie die benötigten Artikel im eWarenhaus aus und ergänzen Sie die erforderlichen Angaben.

2. Bestellung absenden

Mit „kostenpflichtig bestellen“ senden Sie Ihre Bestellung ab. Anschließend wird diese zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet.

Passende Schulungsunterlage
→ Beschaffung 05 · Bestellung im eWarenhaus

Direkt zur Anwendung
→ eWarenhaus Berlin öffnen ↗

1. Bedarf erfassen

Öffnen Sie in MACH meinERP gehen Sie im Modul “Logistik” auf den Reiter “Prozesse” und starten Sie mit „meine Beschaffung“ und erfassen Sie die erforderlichen Angaben zu Ihrem Bedarf.

2. Unterlagen hinzufügen

Fügen Sie die für Ihre Beschaffung erforderlichen Angebote bzw. Unterlagen hinzu.

3. Beschaffung absenden

Senden Sie die Beschaffung ab. Der Vorgang wird anschließend elektronisch zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet.

Welche Unterlagen werden benötigt?

Bei Beschaffungen über 1.000 Euro sind drei Angebote hochzuladen. Bei Beschaffungen unter 1.000 Euro ist ein Angebot bzw. ein Dokument mit Links zu den zu bestellenden Waren hochzuladen.

Passende Schulungsunterlagen
→ Beschaffung 01 · Anforderung in MACH meinERP

→ Beschaffung 04 · Anforderung kopieren in MACH meinERP

→ Grundlagen 06 · Dokumente hinzufügen

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Nach dem Absenden wird die Beschaffung elektronisch geprüft und freigegeben. Welche Stellen beteiligt sind, hängt von der jeweiligen Beschaffung ab.

1. Budgetfreigabe

Die budgetverantwortliche Person prüft die Beschaffung und gibt die erforderlichen Haushaltsmittel frei.

Passende Schulungsunterlage
→ Beschaffung 02 · Bedarfsanforderung prüfen

2. Prüfung durch die Verwaltung

Die zuständige Verwaltung prüft den Vorgang, ergänzt bei Bedarf Angaben und gibt ihn für die weitere Bearbeitung frei.

3. Bestellung

Nach Abschluss der erforderlichen Prüfungen und Freigaben erfolgt die Bestellung durch das ServiceCenter Haushalt. Sie erhalten die Bestellinformation per E-Mail in Kopie.

4. Weitere Beteiligte

Abhängig von der Beschaffung können weitere zuständige Stellen in den Prozess einbezogen werden, beispielsweise das ServiceCenter IT, das Gebäudemanagement oder die Fortbildungsbeauftragten.

Passende Schulungsunterlage
→ Beschaffung 03 · MItzeichnung

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Wenn Sie eine Rechnung zur Prüfung erhalten, prüfen Sie zunächst, ob Lieferung bzw. Leistung und Rechnung übereinstimmen.

1. Ist die richtige Ware bzw. Leistung geliefert worden?
Prüfen Sie, ob die Lieferung oder Leistung Ihrer Bestellung entspricht.

2. Ist die Qualität in Ordnung?
Prüfen Sie, ob die Ware bzw. Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde.

3. Ist die Lieferung vollständig?
Prüfen Sie, ob alle bestellten Waren bzw. vereinbarten Leistungen geliefert wurden.

4. Ist der Preis korrekt?
Vergleichen Sie die berechneten Preise mit der Bestellung bzw. dem Angebot.

5. Sind weitere Kosten korrekt?
Prüfen Sie gegebenenfalls zusätzlich berechnete Kosten.

6. Rechnung bestätigen
Sind alle Angaben korrekt, bestätigen Sie die Rechnung in MACH meinERP.

Passende Schulungsunterlagen
→ Rechnung prüfen und bearbeiten
→ Ansicht und Aufbau der Aufgabenliste und Prozessaufgabe

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eWarenhaus Berlin

Waren aus dem Sortiment des Landes Berlin und weiterer externer Katalogsysteme wie Mercateo/Unite bestellen
→ eWarenhaus Berlin öffnen ↗

FORMCYCLE

Digitale Formulare des ServiceCenter Haushalt aufrufen und bearbeiten
→ FORMCYCLE öffnen ↗

PDF Formulare ↗

Die Schulungsunterlagen führen Schritt für Schritt durch die einzelnen Funktionen und Arbeitsschritte. Wählen Sie den Bereich aus, zu dem Sie Unterstützung benötigen.

Grundlagen

Grundlagen 01 · Anmeldung in MACH meinERP
Anmeldung und Einstieg

Grundlagen 02 · Favoriten in MACH meinERP
Einträge als Favoriten im Regiebereich speichern und verwalten

Grundlagen 03 · Suchkriterien und Suchprofile in MACH meinERP
Suchkriterien verwenden sowie Suchprofile aufrufen und speichern

Grundlagen 04 · Suchen nach Rechnungen bzw. Buchungen in MACH meinERP
Rechnungen bzw. Buchungen suchen

Grundlagen 05 · Ansicht und Aufbau der Aufgabenliste und Prozessaufgabe  in MACH meinERP
Ansicht und Aufbau der Aufgabenliste sowie einer Prozessaufgabe

Grundlagen 06 · Dokumente hinzufügen
Angebote, Belege und andere Dokumente zu einem Vorgang hinzufügen

Beschaffung

Beschaffung 01 · Anforderung in MACH meinERP
Bedarf erfassen und zur weiteren Bearbeitung absenden

Beschaffung 02 · Bedarfsanforderung prüfen in MACH meinERP
Anforderung prüfen und freigeben

Beschaffung 03 · Mitzeichnung in MACH meinERP
Mitzeichnung von Bedarfsanforderung

Beschaffung 04 · Anforderung kopieren in MACH meinERP
Bedarfsanforderung suchen, kopieren, anpassen und erneut in den Freigabeprozess geben

Beschaffung 05 · Bestellung im eWarenhaus
Waren über das eWarenhaus des Landes Berlin sowie externe Katalogsysteme wie Mercateo/Unite bestellen

Buchungen Prüfen

Buchungen Prüfen 05 · Rechnungen bzw. Buchungen prüfen in MACH meinERP

Prüfung Rechungen bzw. Buchungen

Formulare

Formulare 01 · Formulare mit FORMCYCLE
Registrierung, Anmeldung, Formulare ausfüllen und eigene Vorgänge aufrufen

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Die Navigationslandkarte zeigt den digitalen Beschaffungs- und Rechnungsprozess kompakt auf zwei Seiten. Sie unterstützt bei der Wahl des richtigen Beschaffungswegs, zeigt die wesentlichen Prozessschritte und verweist auf die jeweils passenden Schulungsunterlagen.

→ Navigationslandkarte öffnen

→ Navigationslandkarte herunterladen

Sie haben Fragen zu einem Beschaffungs- oder Rechnungsvorgang oder benötigen Unterstützung bei der Nutzung der eProzesse? Je nach Anliegen stehen Ihnen unterschiedliche Unterstützungsangebote zur Verfügung.

Ihre zuständige Verwaltung

Bei konkreten Fragen zu einer Beschaffung oder Rechnung ist Ihre zuständige Fachgebiets- bzw. Abteilungsverwaltung die erste Anlaufstelle.

Support des ServiceCenter Haushalt

Bei Fragen zur Nutzung der eProzesse erreichen Sie das ServiceCenter Haushalt telefonisch:

+49 (0)30 688 305 737

Offene Zoom-Sprechstunde

In der offenen Zoom-Sprechstunde können Fragen zu den eProzessen direkt mit dem ServiceCenter Haushalt geklärt werden. Eine vorherige Anmeldung ist nicht erforderlich.

Zoom-Sprechstunde beitreten ↗

Meeting-ID: 694 9226 2739
Kenncode: 743125

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